Slackへ着信通知を連携！電話対応を効率化する仕組みとメリット
社内のコミュニケーションツールとしてSlackが定着している企業では、電話の着信対応も同じツール内で完結させたい場面も多いのではないでしょうか。電話が鳴るたびに作業を中断して対応し、その内容を改めてチャットで共有する手間は、担当者にとって負担となります。着信内容をSlackへ直接通知する仕組みを整えれば、情報共有がスムーズになり、業務の効率化につながります。
本記事では、着信をビジネスチャットへ連携する仕組みから、Slackの専用チャンネルで受電管理するメリットまでを順に解説します。あわせて、通話内容をテキスト通知で受け取る利点も整理しました。電話対応を非同期化し、社内のコミュニケーションツールに集約したいと考えている担当者に向けた内容です。導入を検討する際の基礎知識として参考にしてください。
Slackへの通知まで自動処理する電話自動応答システム
Callnoteは、AIが代表電話の一次受付を担い、着信時のヒアリングから録音・文字起こし・要約、そしてSlackやメールへの通知までを全自動で処理する電話自動応答システムです。
社内のコミュニケーションにSlackを利用しており、電話対応も同じツール内で完結させたいと考える企業にとって、着信内容を即座にテキストで受け取れる点が強みです。着信から通知配信までをシンプルな3ステップで実行するため、ITリテラシーを問わず、誰でも簡単に運用を開始できます。
料金はFreeプランが月額0円、Starterプランが月額1,480円から利用でき、電話番号や通話料はTwilioへ直接お支払いいただく仕組みを採用しています。システム提供側の中間コストが発生しないため、月額2,000〜3,000円台の費用感での導入が可能です。また、最低契約期間の縛りや解約金がないため、月単位でのプラン変更も容易です。
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着信をビジネスチャットへ連携する仕組み
着信をビジネスチャットへ連携する仕組みは、従来の電話回線とインターネット上のコミュニケーションツールをつなぐことで実現されます。着信があった際、システムが自動で応答して用件を聞き取り、その内容をデータ化して指定のチャットツールへ送信する流れが基本です。
システムが着信をデータに変換する
連携の第一歩は、電話の音声をシステムが受け取り、扱いやすいデータに変換することです。自動応答システムが発信者の音声を録音し、音声認識技術を用いてテキストデータに書き起こします。この段階で、誰からどのような用件で電話があったのかという情報がデジタル化され、外部のツールへ送信できる状態に整えられます。
APIを通じたビジネスチャットへの送信
データ化された着信内容は、APIと呼ばれるシステム間の連携窓口を通じてビジネスチャットへ送られます。あらかじめ設定したルールに従い、着信があった日時や発信者の情報、テキスト化された用件が、指定したチャンネルや担当者のアカウント宛てに自動で投稿されます。この仕組みにより、担当者は電話機から離れた場所にいても、普段業務で利用しているチャット画面上で着信の事実と内容を即座に把握できるようになります。人が間に入って伝言を書き込む手間が省けるため、情報伝達の遅れを防ぐことができます。
Slackの専用チャンネルに連携するメリット
電話の着信通知をSlackの専用チャンネルに連携して受電管理を行うと、社内の情報共有が迅速になり、対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。特定のチャンネルに着信情報を集約することで、チーム全体で対応状況を可視化できる点がメリットです。
着信情報の属人化を防ぐ
代表電話の着信を個人の電話機や特定のアカウントだけで受けると、誰がどの電話に対応したのかが周囲から見えにくくなります。Slackの専用チャンネルに連携して着信通知を一覧表示させれば、チームのメンバー全員が同じ情報を同時に確認できます。特定の担当者に電話業務が偏るのを防ぎ、手の空いているメンバーが自発的に対応を引き受けやすくなるため、組織全体で業務の負荷を分散させることが可能です。
スレッド機能を活用した対応履歴の管理
Slackのスレッド機能を活用すれば、着信通知のメッセージに対して、対応の進捗や結果を紐づけて記録できます。「折り返し連絡済み」「〇〇部門へ引き継ぎ完了」といった対応状況をスレッド内に書き込むことで、事後処理の履歴がそのまま残ります。別のメンバーが同じ発信者に二重で連絡してしまうミスを防げるほか、過去の問い合わせ内容を検索して振り返る際にも役立ちます。
業務の文脈を保ったまま情報共有できる
普段の業務連絡を行っているSlack上で電話の着信も管理できれば、ツールを切り替える手間が省けます。着信通知の内容をコピーして別のチャンネルの担当者へ共有したり、関連する資料のリンクを添えて相談したりする作業もスムーズに行えます。電話対応という独立しがちな業務を、日常のコミュニケーションの文脈に組み込める点が、専用チャンネルで管理する利点です。
通話内容をテキスト通知で受け取る利点
通話内容を音声ではなくテキスト通知で受け取る運用は、電話対応にかかる時間を削減し、業務の効率を高める効果があります。音声を最後まで聞き直す必要がなくなり、情報の確認と整理が視覚的に行えるようになるためです。
要件をひと目で把握できる
留守番電話の音声メッセージを確認する場合、再生ボタンを押して最後まで聞き終わるまで、どのような用件なのか判断できません。テキスト通知であれば、メッセージを開いた瞬間に発信者の名前や用件の概要をひと目で把握できます。会議中や移動中など、音声を再生しにくい環境にいても内容を確認できるため、緊急性の高い連絡にいち早く気づくことができます。
優先順位づけと折り返しの準備が容易になる
テキスト化された用件を読んでから対応を決められるため、折り返し連絡の優先順位づけが容易になります。すぐに回答すべき内容か、資料を確認してから連絡すべき内容かを事前に判断できるため、準備を整えてから的確な対応を行えます。また、聞き間違いやメモの取り忘れを防ぐことができ、発信者の名前や電話番号を正確に把握した状態で次の行動に移れる点も、テキストで情報を受け取る利点です。
電話対応を非同期化するならCallnote
Callnoteは、AIが一次受付した通話内容を録音・文字起こし・要約し、Slackへテキスト通知として自動送信します。電話対応を非同期化し、業務効率を高めたいとお考えの場合は、ぜひ以下リンク先よりお気軽にご相談ください。
【Q＆A】Slackへ連携する仕組みについての解説
Q1．着信をビジネスチャットへ連携する仕組みとはどのようなものですか？
A．自動応答システムが発信者の音声を録音してテキストデータに変換し、APIを通じてビジネスチャットへ送信する仕組みです。着信日時や発信者情報、用件が指定のチャンネルに自動で投稿され、伝言の手間を省きます。
Q2．Slackの専用チャンネルに連携するメリットは何ですか？
A．チーム全体で着信情報を共有でき、電話対応の属人化を防げる点です。スレッド機能を使って対応履歴を残すことで二重対応を防ぎ、普段の業務連絡と同じツール内でスムーズに情報共有を行えます。
Q3．通話内容をテキスト通知で受け取る利点は何ですか？
A．音声を聞き直す手間が省け、要件をひと目で把握できる点です。会議中などでも内容を確認しやすく、折り返し連絡の優先順位づけや事前準備が容易になり、聞き間違いも防げます。
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電話対応を効率化！着信通知をSlackで受け取るならCallnote
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